1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec vaših osebnih podatkov je:

Kadar koli v tej politiki zasebnosti omenjamo "mi", "nas" ali "naš", se to nanaša na podjetje

2. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov (DPO)

Imenovali smo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DPO), ki skrbi za nadzor nad skladnostjo naše organizacije z zahtevami GDPR in drugimi predpisi o varstvu osebnih podatkov.

Na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov se lahko obrnete kadar koli, ko imate vprašanja ali pomisleke v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov.

3. Osebni podatki, ki jih zbiramo

Odvisno od tega, kako komunicirate z nami, zbiramo naslednje kategorije osebnih podatkov:

3.1 Podatki, ki nam jih posredujete neposredno

• Identifikacijski podatki: ime, priimek, datum rojstva, spol, nacionalnost, številka osebnega dokumenta (potni list, osebna izkaznica) in veljavnost dokumenta.
• Kontaktni podatki: e-poštni naslov, telefonska številka, poštni naslov stalnega ali začasnega bivališča.
• Podatki o rezervaciji in bivanju: datum prihoda in odhoda, vrsta sobe, število gostov, posebne zahteve ali preference, namen bivanja.
• Finančni podatki: podatki o plačilni kartici (shranjeni le v obsegu, ki ga zahtevajo plačilni procesi), podatki o izvedenih transakcijah, računi in potrdila o plačilu.
• Podatki o zvestobi in ugodnostih: številka članske kartice, točke zvestobe, zgodovine uveljavljenih ugodnosti.
• Podatki o zdravju in posebnih potrebah (kadar so prostovoljno posredovani): alergije na živila, zahteve za dostopnost za osebe z gibalno oviranostjo ali drugimi posebnimi potrebami. Te podatke obravnavamo kot posebno kategorijo osebnih podatkov in jih varujemo z ustreznimi varnostnimi ukrepi.
• Komunikacijska vsebina: sporočila, ki nam jih pošljete prek kontaktnih obrazcev, e-pošte ali telefonskih klicev.
• Podatki, posredovani pri prijavi v igralnico: ime, priimek, datum rojstva, številka in vrsta identifikacijskega dokumenta, davčna številka (kadar je to zahtevano z zakonodajo), ter podatki, zahtevani s strani Zakona o igrah na srečo (ZIS) in predpisov o preprečevanju pranja denarja (ZPPDFT-2).

3.2 Podatki, ki jih zbiramo samodejno

• Podatki o spletni dejavnosti: IP-naslov, vrsta in različica brskalnika, operacijski sistem, naprava, ki jo uporabljate, čas in datum obiska, strani, ki ste jih obiskali, in URL-ji napotiteljskih spletnih strani.
• Piškotki in sorodne tehnologije: funkcionalni, analitični in marketinški piškotki v skladu z našo Politiko piškotkov.
• Podatki o lokaciji: splošna geografska lokacija, izpeljana iz vašega IP-naslova.

3.3 Podatki, pridobljeni od tretjih oseb

• Spletne rezervacijske platforme: podatki posredovani prek rezervacijskih kanalov, kot so Booking.com, Expedia, Hotels.com in podobne platforme.
• Potovalne agencije in turoperatorji: podatki, posredovani v okviru skupinskih ali individualnih rezervacij.
• Plačilni ponudniki: potrditveni podatki o uspešnih ali neuspešnih transakcijah.
• Organi pregona in regulatorji: podatki, posredovani v okviru zakonskih obveznosti.

3.4 Posebne kategorije osebnih podatkov

V nekaterih primerih lahko obdelujemo posebne kategorije osebnih podatkov v smislu člena 9 GDPR, zlasti:

• Podatki o zdravstvenem stanju ali invalidnosti, kadar nam jih posredujete za namen zagotovitve ustreznih prilagoditev med bivanjem.
• Biometrični podatki in podatki v zvezi z identiteto, ki se zahtevajo v okviru regulatornih obveznosti v zvezi z igro na srečo.

Takšne podatke obdelujemo le na podlagi vaše izrecne privolitve ali kadar je obdelava nujna za izpolnitev zakonskih obveznosti, pri čemer zagotavljamo ustrezne tehnične in organizacijske varnostne ukrepe.

4. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov

Vaše osebne podatke obdelujemo na eni ali več naslednjih pravnih podlag v skladu s členom 6 GDPR:

4.1 Izpolnitev pogodbe (člen 6(1)(b) GDPR)

Obdelava je nujna za izpolnitev pogodbe, katere stranka ste, ali za izvajanje ukrepov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe. To vključuje:

• Obdelavo rezervacij sob, storitev in dodatnih ugodnosti.
• Upravljanje vašega bivanja, vključno s prijavo in z odjavo.
• Obdelavo plačil za opravljene storitve.
• Odgovarjanje na vaše zahteve pred, med in po bivanju.

4.2 Zakonska obveznost (člen 6(1)(c) GDPR)

Obdelava je nujna za izpolnitev zakonskih obveznosti, ki veljajo za nas, zlasti:

• Hramba evidenc o gostih v skladu z Zakonom o gostinstvu in Zakonom o tujcih (prijava gostov policiji oz. Ministrstvu za notranje zadeve).
• Davčne in računovodske obveznosti v skladu z Zakonom o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) in Zakonom o davku od dohodkov pravnih oseb (ZDDPO-2).
• Identifikacija in preverjanje strank v okviru Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (ZPPDFT-2).
• Zahteve Zakona o igrah na srečo (ZIS) in predpisi Agencije Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve (AJPES) ter Urada RS za preprečevanje pranja denarja.
• Izpolnitev zahtev organov pregona in pravosodnih organov.

4.3 Zakoniti interes (člen 6(1)(f) GDPR)

Obdelava je nujna za namene zakonitih interesov, ki jih zasledujemo mi ali tretje osebe, razen kadar nad takimi interesi prevladajo vaši interesi ali temeljne pravice in svoboščine, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. To vključuje:

• Zagotavljanje varnosti naših objektov, premoženja in gostov (vključno z video nadzorom).
• Preprečevanje goljufij, zlorab in nezakonitih dejavnosti.
• Izboljšanje kakovosti storitev in analiziranje zadovoljstva gostov.
• Upravljanje in vzdrževanje naše informacijske infrastrukture.
• Pošiljanje neposrednih tržnih sporočil obstoječim strankam o podobnih storitvah (v skladu s pravili PECR oz. slovensko zakonodajo).
• Uveljavljanje, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov.

4.4 Privolitev (člen 6(1)(a) GDPR)

Kadar obdelava temelji na vaši privoliti, vas bomo pred zbiranjem podatkov jasno obvestili o namenu obdelave. To vključuje:

• Pošiljanje glasil (newsletterjev) in promocijskih ponudb, kadar se izrecno naročite na prejemanje le-teh.
• Analitično sledenje prek piškotkov, ki niso nujno potrebni za delovanje spletne strani.
• Obdelavo posebnih kategorij osebnih podatkov, kadar zakonska podlaga ni drugačna.

Svojo privolitev lahko kadar koli umaknete brez posledic za zakonitost obdelave, ki je potekala na podlagi privolitve pred njenim umikom. Za umik privolitve nas kontaktirajte na privacy@haloraroyalhotel.com.

4.5 Vitalni interesi (člen 6(1)(d) GDPR)

V izjemnih primerih, kadar je ogroženo življenje ali telesna celovitost posameznika, lahko obdelujemo določene podatke za zaščito vitalnih interesov posameznika ali druge osebe.

4.6 Naloga v javnem interesu (člen 6(1)(e) GDPR)

Kadar je obdelava potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, ki je bila poverjena upravljavcu.

5. Namen obdelave osebnih podatkov

Vaše osebne podatke obdelujemo za naslednje namene:

5.1 Upravljanje rezervacij in bivanja

• Obdelava, potrditev in upravljanje rezervacij sob in storitev.
• Prijava in odjava gostov.
• Zagotavljanje nastanitve, prehrane, wellness storitev in ostalih hotelskih ugodnosti.
• Upravljanje posebnih zahtev (prehrana, dostopnost, izletniški programi).

5.2 Plačilno poslovanje

• Obdelava plačil za opravljene storitve.
• Izdajanje računov in potrdil o plačilu.
• Upravljanje povračil in reklamacij.
• Preprečevanje goljufivih transakcij.

5.3 Izpolnitev zakonskih obveznosti

• Prijava gostov pristojnim organom v skladu z veljavno zakonodajo.
• Vodenje evidenc in poročanje v okviru predpisov o preprečevanju pranja denarja.
• Izpolnitev davčnih in računovodskih obveznosti.
• Izpolnitev zahtev regulatorjev na področju iger na srečo.

5.4 Igre na srečo

• Preverjanje identitete in starosti udeležencev iger na srečo v skladu z ZIS.
• Vodenje evidenc o udeležencih, transakcijah in dobitkih.
• Izpolnitev pogojev za pridobitev in ohranitev dovoljenja za prirejanje iger na srečo.
• Samoizključitev in omejitve igranja na zahtevo posameznika ali po odredbi regulatorja.

5.5 Varnost in zaščita

• Videonadzorovani sistem v skupnih prostorih hotela in igralnice za zagotavljanje varnosti gostov, zaposlenih in premoženja.
• Preprečevanje kraje, vandalizma in kriminalnih dejavnosti.
• Kibernetska varnost informacijskih sistemov.

5.6 Trženje in komunikacija

• Pošiljanje personaliranih ponudb, promocij in novosti (na podlagi privolitve ali zakonitega interesa, kadar je to ustrezno).
• Upravljanje programa zvestobe.
• Zbiranje povratnih informacij in ocen zadovoljstva po bivanju.

5.7 Izboljšanje storitev in analitika

• Statistična analiza obiskanosti spletne strani.
• Analiza vzorcev rezervacij in preferenc gostov za izboljšanje ponudbe.
• Razvoj novih storitev in produktov.

5.8 Uveljavljanje pravnih zahtevkov

• Zbiranje, hramba in uporaba dokazov v primeru sporov ali pravnih postopkov.
• Zavarovanje in uveljavljanje naših pravic.

6. Deljenje osebnih podatkov s tretjimi osebami

Vaših osebnih podatkov ne prodajamo, ne oddajamo v najem in ne trgujemo z njimi. Podatke lahko delimo s tretjimi osebami le v naslednjih primerih in pod pogoji, ki zagotavljajo ustrezno raven varstva:

6.1 Obdelovalci podatkov

Nekatere naloge obdelave zaupamo zunanjim ponudnikom storitev (obdelovalcem), ki delujejo izključno po naših navodilih in v skladu s pisno pogodbo o obdelavi podatkov (člen 28 GDPR):

• Ponudniki sistemov za upravljanje hotelov (PMS): programska rešitev za upravljanje rezervacij in bivanj gostov.
• Plačilni ponudniki: procesiranje kreditnih in debetnih kartičnih plačil (npr. Stripe, Worldline ali sorodne platforme).
• Ponudniki IT storitev: vzdrževanje informacijskih sistemov, varnostne kopije podatkov, oblačna infrastruktura.
• Ponudniki e-poštnih in komunikacijskih storitev: pošiljanje potrditvenih sporočil, glasil in obvestil.
• Spletni analitični ponudniki: npr. Google Analytics ali sorodne platforme za analizo spletnega prometa.
• Ponudniki video nadzornih sistemov: upravljanje in hramba videoposnetkov.
• Računovodski in revizorski servisi: obdelava finančnih in davčnih evidenc.

6.2 Neodvisni upravljavci podatkov

V nekaterih primerih delimo podatke z drugimi stranmi, ki sami določajo namene in načine obdelave:

• Zakonodajno določeni prejemniki: Policija, Ministrstvo za notranje zadeve (prijava tujcev), davčni organi (FURS), Urad RS za preprečevanje pranja denarja, regulatorji iger na srečo ter sodišča in organi pregona na podlagi zakonite zahteve.
• Rezervacijske platforme: kadar je rezervacija opravljena prek posredniških kanalov, se izmenjava podatkov odvija v skladu s pogoji teh platform.
• Zavarovalnice: v primeru škodnih zahtevkov ali incidentov.
• Partnerski ponudniki storitev: npr. pri organizaciji izletov, transferjev ali posebnih prireditev na vaše povpraševanje.

6.3 Prenos podatkov v tretje države

Kadar se vaši osebni podatki prenesejo v državah zunaj Evropskega gospodarskega prostora (EGP), zagotovimo ustrezno raven varstva z enim od naslednjih mehanizmov:

• Sklep Evropske komisije o ustreznosti (člen 45 GDPR).
• Standardne pogodbene klavzule (SCC), ki jih je sprejela Evropska komisija (člen 46(2)(c) GDPR).
• Zavezujoča poslovna pravila (BCR) za prenose znotraj skupin podjetij.
• Drug ustrezen zaščitni ukrep v skladu s poglavjem V GDPR.

Za informacije o specifičnih prenosih v tretje države se obrnite na privacy@haloraroyalhotel.com.

7. Hramba osebnih podatkov

Vaše osebne podatke hranimo le toliko časa, kot je potrebno za namene, za katere so bili zbrani, oz. kolikor zahteva veljavna zakonodaja. Konkretni roki hrambe so naslednji:

Po preteku roka hrambe podatke varno izbrišemo ali anonimiziramo, tako da jih ni mogoče več pripisati določeni osebi.

8. Videonadzorovani sistem

V skladu z določbami Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) in veljavnimi smernicami Informacijskega pooblaščenca RS upravljamo videonadzorovani sistem v naslednjih delih hotela in igralnice:

• Vhodi in izhodi v objekt.
• Recepcija in skupni prostori v hotelskem delu.
• Dvorane, blagajne in skupni prostori v delu igralnice.
• Parkirišče (zunajnji prostori).

Videonadzorovani sistem ne zajema zasebnih prostorov gostov (sobe, kopalnice). O prisotnosti kamer so obiskovalci obveščeni z vidnimi opozorili na vhodih in v nadzorovanem območju. Videoposnetki se hranijo 30 dni, razen v primeru incidenta, kadar se shranijo do zaključka postopka.

9. Piškotki in sorodne tehnologije

Naša spletna stran uporablja piškotke in sorodne sledilne tehnologije. Piškotki so majhne besedilne datoteke, ki se shranijo v vaši napravi, ko obiščete spletno stran.

9.1 Vrste piškotkov

• Nujno potrebni piškotki: Nepogrešljivi za delovanje spletne strani. Omogočajo osnovno navigacijo, varno prijavo in upravljanje seje. Za te piškotke vaša privolitev ni potrebna.
• Funkcionalni piškotki: Omogočajo shranjevanje vaših preferenc (npr. jezik, valuta). Za te piškotke pridobimo vašo privolitev.
• Analitični piškotki: Zbirajo anonimne statistične podatke o obiskovalcih in načinu uporabe spletne strani (npr. Google Analytics). Za te piškotke pridobimo vašo privolitev.
• Tržni piškotki: Omogočajo prikazovanje personaliziranih oglasov in sledenje učinkovitosti tržnih kampanj. Za te piškotke pridobimo vašo privolitev.

9.2 Upravljanje piškotkov

Ob prvem obisku spletne strani vas prek pasice o piškotkih prosimo za privolitev za neobvezne piškotke. Svoje nastavitve piškotkov lahko kadar koli spremenite prek nastavitev v vašem brskalniku ali prek centra za upravljanje piškotkov na naši spletni strani. Upoštevajte, da onemogočitev nekaterih piškotkov lahko vpliva na delovanje spletne strani.

10. Pravice posameznikov v zvezi z osebnimi podatki

V skladu z GDPR imate naslednje pravice glede vaših osebnih podatkov. Te pravice so predmet določenih omejitev, ki izhajajo iz veljavne zakonodaje in naših zakonitih interesov.

10.1 Pravica do dostopa (člen 15 GDPR)

Imate pravico zahtevati potrditev, ali obdelujemo vaše osebne podatke, in dostop do teh podatkov skupaj z informacijami o namenih obdelave, kategorijah podatkov, prejemnikih, rokih hrambe ter vaših pravicah. Na zahtevo vam zagotovimo kopijo osebnih podatkov, ki jih obdelujemo.

10.2 Pravica do popravka (člen 16 GDPR)

Imate pravico zahtevati popravek netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov. Trudimo se zagotoviti točnost podatkov, ki jih hranimo.

10.3 Pravica do izbrisa ("pravica do pozabe") (člen 17 GDPR)

Imate pravico zahtevati izbris vaših osebnih podatkov, kadar:

• podatki niso več potrebni za namen, za katerega so bili zbrani;
• ste umaknili privolitev in ni druge pravne podlage za obdelavo;
• ste vložili ugovor zoper obdelavo in ni prevladujočih zakonitih razlogov za nadaljevanje;
• podatki so bili obdelani nezakonito;
• zbris zahteva zakonodaja EU ali slovensko pravo.

Upoštevajte, da ta pravica ni absolutna in je ne moremo vedno upoštevati, zlasti kadar moramo podatke hraniti za izpolnitev zakonskih obveznosti ali za uveljavljanje pravnih zahtevkov.

10.4 Pravica do omejitve obdelave (člen 18 GDPR)

Imate pravico zahtevati omejitev obdelave vaših podatkov, kadar:

• izpodbijate točnost podatkov (za čas preverjanja);
• je obdelava nezakonita, a nasprotujete izbrisu;
• podatkov ne potrebujemo več, vi pa jih potrebujete za uveljavljanje pravnih zahtevkov;
• ste vložili ugovor zoper obdelavo (za čas preveritve).

10.5 Pravica do prenosljivosti podatkov (člen 20 GDPR)

Kadar obdelava temelji na privoliti ali na pogodbi in se izvaja z avtomatiziranimi sredstvi, imate pravico prejeti vaše osebne podatke v strukturirani, splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki ter jih prenesti drugemu upravljavcu.

10.6 Pravica do ugovora (člen 21 GDPR)

Imate pravico kadarkoli vložiti ugovor zoper obdelavo vaših osebnih podatkov, ki temelji na zakonitemu interesu ali na opravljanju naloge v javnem interesu, vključno s profiliranjem. V primeru ugovora zoper obdelavo za namene neposrednega trženja bomo nemudoma prenehali obdelovati vaše podatke za ta namen.

10.7 Pravice v zvezi z avtomatiziranim odločanjem in profiliranjem (člen 22 GDPR)

Imate pravico, da ne boste predmet odločitve, ki temelji izključno na avtomatiziranem obdelovanju, vključno s profiliranjem, kadar taka odločitev povzroča pravne učinke ali vas podobno bistveno zadeva. Kadar takšno odločanje izvajamo, vas bomo o tem obvestili in zagotovili možnost uveljavljanja človeške presoje ter izpodbijanja odločitve.

10.8 Pravica do umika privolitve

Kadar obdelava temelji na vaši privolitev, jo imate pravico kadar koli umakniti brez posledic za zakonitost obdelave, ki je potekala pred umikom. Privolitev lahko umaknete prek privacy@haloraroyalhotel.com ali prek nastavitev v naši komunikacijski platformi (npr. gumb za odjavo v glasilu).

10.9 Pravica do pritožbe pri nadzornem organu

Imate pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu za varstvo osebnih podatkov. V Republiki Sloveniji je to:

• Informacijski pooblaščenec RS
• Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana
• Telefon: +386 (1) 230 97 30
• E-pošta: gp.ip@ip-rs.si
• Spletna stran: www.ip-rs.si

Pravica do pritožbe pri nadzornem organu ne vpliva na vaše pravno varstvo pred sodišči.

11. Varnost osebnih podatkov

Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske varnostne ukrepe za zaščito vaših osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, razkritjem, spremembo, izgubo ali uničenjem. Ti ukrepi vključujejo:

• Šifriranje podatkov med prenosom (SSL/TLS protokol) in pri mirovanju.
• Omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj pooblaščenim zaposlenim in pogodbenim obdelovalcem na podlagi načela najmanjšega privilegija ("need-to-know").
• Redno usposabljanje zaposlenih o varstvu osebnih podatkov in informacijski varnosti.
• Redno varnostno kopiranje podatkov in testiranje postopkov obnove.
• Upravljanje ranljivosti in redno varnostno testiranje informacijskih sistemov.
• Fizično zavarovanje prostorov in strežniške infrastrukture.
• Postopke za upravljanje kršitev varstva osebnih podatkov v skladu s členi 33 in 34 GDPR.

V primeru kršitve varstva osebnih podatkov, ki bi lahko ogrozila vaše pravice in svoboščine, bomo v roku 72 ur priglasili kršitev Informacijskemu pooblaščencu RS, kadar to zahteva zakonodaja. Kadar obstaja visoko tveganje za vaše pravice in svoboščine, vas bomo o kršitvi brez nepotrebnega odlašanja obvestili tudi osebno.

12. Posebne določbe za področje iger na srečo

Kot upravljavec hotela z igralnico smo zavezani k izpolnjevanju specifičnih zahtev, ki izhajajo iz Zakona o igrah na srečo (ZIS) in z njim povezane zakonodaje. Na področju iger na srečo obdelujemo naslednje kategorije podatkov:

• Identifikacijski podatki udeležencev v skladu z zahtevami ZIS (identifikacija pred vstopom).
• Evidence o udeležbi, stavah, dobitkih in izgubah.
• Podatki za namen preprečevanja pranja denarja v skladu z ZPPDFT-2.
• Podatki o samoizključitvi in omejitvah igranja.
• Poročila pristojnim organom (Urad RS za nadzor prirejanja iger na srečo, Urad RS za preprečevanje pranja denarja).

Te podatke hranimo v skladu z zakonom določenimi roki in jih na zahtevo predložimo pristojnim organom.

13. Obvestilo otrokom in mladoletnikom

Storitve hotela Haloraroyalhotel so namenjene odraslim. Naša spletna stran in storitve, zlasti na področju iger na srečo, niso namenjene osebam, mlajšim od 18 let. Zavestno ne zbiramo osebnih podatkov otrok. Kadar ugotovimo, da smo nenamerno zbrali osebne podatke osebe, mlajše od 18 let, bomo te podatke nemudoma izbrisali. Starše in zakonite skrbnike spodbujamo, da nadzorujejo spletno dejavnost svojih otrok.

14. Spremembe politike zasebnosti

To politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo, da bi odražala spremembe v naših praksah, zakonodaji ali poslovnih dejavnostih. O vseh bistvenih spremembah vas bomo obvestili:

• Z objavo posodobljene politike na naši spletni strani z novim datumom veljavnosti.
• Prek e-poštnega obvestila, kadar je to primerno in kadar razpolagamo z vašim e-poštnim naslovom.

Priporočamo, da to stran redno pregledujete. Vaša nadaljnja uporaba naše spletne strani ali storitev po objavi sprememb pomeni, da ste bili z njimi seznanjeni.

15. Kontaktni podatki

Za vsa vprašanja, zahteve ali pomisleke v zvezi z varstvom vaših osebnih podatkov ali za uveljavljanje katerekoli od zgoraj navedenih pravic se obrnite na nas:

Na vaše zahteve bomo odgovorili v roku enega meseca od prejema. V izjemno zapletenih primerih ali pri velikem številu zahtev si pridržujemo pravico do podaljšanja tega roka za največ dva dodatna meseca, o čemer vas bomo obvestili.

Vaše zahteve obravnavamo brezplačno. Izjemoma si pridržujemo pravico zaračunati razumno plačilo za zahteve, ki so očitno neutemeljene ali pretirane, zlasti kadar se ponavljajo.

16. Veljavno pravo

Ta politika zasebnosti se ureja in razlaga v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 (GDPR), Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) in drugimi veljavnimi predpisi Republike Slovenije. Za reševanje sporov, ki izhajajo iz te politike zasebnosti, je pristojno sodišče v Celju.